INFOGRAFÍAS SOBRE EL USO DEL WHATSAPP EN EL DÍA A DÍA DE LA RELACIÓN ABOGADO-CLIENTE
Este post tiene como objetivo mostrar la información obtenida en relación con el tema seleccionado: "El uso del WhatsApp en el día a día de la relación abogado-cliente". De esta forma, se trata de informar de forma VISUAL y RÁPIDAsobre los riesgos de esta práctica.
Las dos infografías que se presentan en primer lugar ofrecen información general acerca de la aplicación WhatsApp así como de la normativa a la que se someten los abogados en la práctica profesional para con sus clientes. De esta forma, se señala cómo ha de llevarse a cabo el tratamiento de datos y los problemas que genera WhatsApp en este aspecto.
Con la siguiente infografía se pretende mostrar gráficamente los beneficiosy las desventajas que ofrece la aplicación WhatsApp en relación con la práctica profesional
La última infografía incide especialmente en los riesgos en la utilización del WhatsApp en la práctica profesional de abogados para con sus clientes.
Como conclusión, todas las infografías arriba incorporadas muestran que la relación abogado-cliente exige una CONFIDENCIALIDAD que WhatsApp no puede ofrecer. De esta forma, DESACONSEJAMOS el uso de esta aplicación. En este sentido, se propone la búsqueda de otros canales de comunicación alternativos que cumplan con las normativas mencionadas y que sean capaces de proporcionar una mayor seguridad.
El cloud computing consiste en la utilización de un servicio en la nube de almacenamiento de datos a través de la oferta del mismo por un proveedor. Para los despachos de abogados consiste en un a opción altamente importante y atractiva, puesto que pueden acceder a los datos en cualquier momento.
Así, el encargado del tratamiento de datos es el prestador del servicio del cloud computing, mientras que el responsable de los mismos es la empresa que contrata los servicios de aquélla.
De este modo, en los despachos de abogados el responsable será el titular del despacho o la persona que contrate tales servicios de manera que exista un cierto respaldo de seguridad a través de la empresa proveedora.
En el siguiente vídeo de YouTube se nos explica, de una forma gráfica, qué es el cloud-comptuing.
Características y requisitos
Tanto el responsable que contrata como cliente estos servicios como el propio prestador de servicios han de actuar diligentemente solicitando y ofreciendo una información detallada sobre las medidas que vayan a garantizar la seguridad y confidencialidad de la información. A tal efecto deberán intercambiar información sobre la naturaleza de los datos para establecer un nivel de seguridad apropiado.
Existencia de información sobre las medidas que aseguren la confidencialidad de los datos así como la conservación de los mismos a través de copias de seguridad por medio del proveedor del servicio cloud.
Han de existir controles de acceso con códigos de autenticación y datos cifrados como medida de seguridad adicional y necesaria.
Inclusión de medidas de recuperación de datos. Además, deberán existir sistemas o herramientas que permitan el flujo o intercambio de información de forma reservada asegurando en todo momento el carácter confidencial y seguridad de la misma.
Implantación de un procedimiento viable de recuperación y “migración” de datos cuando la relación contractual entre el despacho de abogados y su proveedor se extinga o termine; además del consiguiente borrado de los mismos.
Por último, deben existir medidas complementarias o aledañas a las ya existentes con el fin de asegurar el sistema de seguridad con la mayor eficiencia posible.
Seguridad Jurídica
Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPD) (art.5) “Los responsables y encargados del tratamiento de datos así como todas las personas que intervengan en cualquier fase de este estarán sujetas al deber de confidencialidad al que se refiere el artículo 5.1.f) del Reglamento (UE) 2016/679. 2. La obligación general señalada en el apartado anterior será complementaria de los deberes de secreto profesional de conformidad con su normativa aplicable.”
Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de Protección de Datos Personales (RLPD) (art.5.f) “Los datos personales serán tratados de tal manera que se garantice una seguridad adecuada de los datos personales, incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental, mediante la aplicación de medidas técnicas u organizativas apropiadas («integridad y confidencialidad»).”de medidas técnicas u organizativas apropiadas («integridad y confidencialidad»).”
ANS: Contrato de servicios de utilidad para el Cloud-computing.
Acceso desde cualquier dispositivo y lugar: dejar de estar atado a un PC
Al permitir acceder desde cualquier dispositivo y lugar, los empresarios y trabajadores nunca más tendrán miedo a que les cambien de equipo persona, porque tanto las aplicaciones como los archivos estarán en la nube. Además, permite acceder a un mismo tipo de datos desde diferentes sistemas operativos, no habiendo fronteras entre dispositivos. Esto aporta mayor flexibilidad tanto al empresario a la hora de inversiones como al trabajadores a la hora de saber manejar distintos dispositivos.
En este Prezi podrás ver de forma más desarrollada esta ventaja:
Capacidad de almacenamiento ilimitada
Junto con el desarrollo de nuevas tecnologías, la cantidad de generación de datos crece exponencialmente. Esto, a su vez, supone la necesidad de disponer de mayores bancos de almacenamiento y, por ende, limitaciones en coste y espacio.
Sin embargo, con el almacenamiento en la nube, los usuarios pueden acceder a un número ilimitado de datos y documentos sin ningún tipo de limitación. Además, supone que los equipos en que trabajan funcionarán más rápido pues han de destinar menos energía a recuperar datos de las memorias externas.
Pago por uso y gasto bajo control
Como ya hemos mencionado, el cloud computing se basa en modelos de pago por uso por lo que no ha de pagarse por aquel almacenamiento que no está siendo utilizado. A diferencia del almacenamiento interno o en servidores locales, que han de disponer de espacio disponible para casos en que se generan grandes cantidades de informaciones, el almacenamiento en la nube está al alcance de un click, sin necesidad de tener que hacer grandes inversiones iniciales.
Seguridad
Si tenemos en cuenta que cualquier ordenador personal puede sufrir percances, ya sea por estar en contacto con líquidos o por caer al suelo y romperse, se puede decir que el método de almacenamiento tradicional es inseguro o, al menos, arriesgado.
El almacenamiento en la nube, en cambio, aporta la seguridad de que la información almacenada no va a perderse de ninguna manera, en tanto que la empresas proveedoras de servicios disponen de almacenamientos controlados y bajo seguridad. Además, dichos datos están en constante control de firmware con cifrado seguro, lo que aporta mayores garantías y evita realizar adicionales inversiones en productos anti-virus.
Para aprender más sobre este estas ventajas de una forma más dinámica podéis consultar este vídeo.
PROVEEDORES DEL CLOUD COMPUTING (AV)
Empresas que ofrecen servicios de software de almacenamiento de datos para despachos de abogados:
Se trata de la aplicación en la nube para despachos de abogados de The Cloud Gate. Permite manejar datos, contactos, citas y casos, desde cualquier lugar y dispositivo. Se caracteriza por su agilidad, sencillez en el manejo y precio reducido. Realiza periódicamente copias de seguridad, por lo que el riesgo de perder alguna información relevante para su despacho de abogados es prácticamente inexistente. En cuanto a la seguridad y confidencialidad de los datos de los clientes, la infraestructura de nubbius está alojada de forma segura en servidores de datos que cumplen con las estrictas especificaciones SAS 70 Tipo II.
Se lanzó hace 8 años para mejorar la forma de trabajar de aquellos profesionales que miran hacia el futuro, implantado en 8 países por toda Europa. Permite gestionar documentos, expedientes, despachos y en definitiva gestionar mejor tu tiempo.
Este software garantiza la confidencialidad y la privacidad de los datos de los clientes y de la información guardada, acceder desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar a los datos, ya que funciona en la nube, tener bajo control el estado y la evolución de la facturación, el estado y el cobro de las minutas…y hace una previsión de tesorería de tus ingresos para una mejor planificación económica. Además, el software te avisa de notificaciones y datos.
Es una aplicación intuitiva, ágil y segura de software jurídico. Dispone de un motor de búsqueda para localizar los registros sencillo y ágil. En cuanto a la seguridad y protección de los datos, garantiza el uso restringido a los datos, imposibilitando que usuarios, con distitintos privilegios de acceso al sistema, de esta forma puede denegar el acceso a ciertos usuarios a partes concretas del programa.
El sistema de seguridad garantiza el uso restringido a los datos, imposibilitando que usuarios sin privilegios ni derechos de acceso puedan acceder al sistema. El sistema permite definir distintos usuarios, con distintivos y privilegios de acceso al sistema, de esta forma puede denegar el acceso a ciertos usuarios a partes concretas del programa.
1. Gestión de documentos centrada en el expediente:
Los sistemas de gestión de documentos para despachos de abogados almacenan todos los documentos, correos electrónicos y archivos relacionados con un cliente y un expediente en un lugar central.
Esto hace que sea mucho más fácil recuperar y consultar documentos. Las soluciones como Kleos también te permiten realizar búsquedas basadas en texto, lo que significa que puede buscar documentos para encontrar lo que estás buscando en segundos.
El software que se integra con Microsoft Office te permite guardar un documento o correo electrónico desde Word, Excel u Outlook directamente en un archivo de expediente específico. Con una integración con Outlook, puedes buscar correos electrónicos, archivos adjuntos y capturar información de contacto, así como registrar controles de tiempo para fines de auditoría.
3. Acceso seguro y asequible 24/7 a archivos y documentos de expedientes:
En comparación con las barreras de acceso a los documentos almacenados en los servidores o discos duros de la empresa, las soluciones basadas en la nube les dan a los abogados la libertad de trabajar en casos y documentos desde casa, en el juzgado o en cualquier lugar.
4. Aumentar la colaboración y asegurar el intercambio de archivos:
Además de poder acceder a archivos y documentos sobre la marcha, las soluciones basadas en la nube creadas para despachos de abogados deben poder realizar un seguimiento de los cambios en los documentos, indicando quién realiza el cambio y cuándo. Esto ayuda a mejorar la colaboración dentro de la firma, entre abogados que trabajan para el mismo cliente o en el mismo caso.
5. Seguimiento del tiempo y facturación:
Mantener un registro de tu tiempo es clave para poder supervisar tus actividades. En Kleos, puedes registrar tu tiempo mientras trabajas en documentos o escribir correos electrónicos, y asociar tu tiempo a expedientes y actividades específicas, haciendo que el proceso de confeccionar facturas y facturación sea aún más rápido. Además, cuando has vinculado tus actividades y la facturación en una solución común, puedes evaluar la productividad y la eficiencia de los abogados individualmente y de la firma en general.
6. Tomar decisiones basadas en ideas fiables:
Cuando inviertes en una herramienta que gestiona tus expedientes, supervisa las actividades y registra tu tiempo, también debes poder realizar una amplia gama de análisis basados en todos los datos de ese cliente, expediente, actividad y facturación. Con Kleos, tienes la capacidad de generar conocimientos expertos que te permitan obtener una visión general rápida o una vista detallada de los entresijos de tu firma de abogados. Genera tablas y gráficos que sean fáciles de ver, actualizar, adaptar, exportar y compartir con respecto a las métricas de rendimiento y rentabilidad que te interesen.
Servicios generalistas de almacenamiento en la nube:
Onedrive
Dropbox
Box
Google Drive
Copy
En este prezi vamos a ver una breve explicación de los tres servicios (Onedrive, Dropbox y box) que acabamos de mencionar.
Seguridad Jurídica en la nube – Aspectos Jurídicos del Cloud Computing, Jorge Campanillas Ciaurriz Iurismatica Abogados, S.L.P. 12 de diciembre de 2012. Obtenido de: www.spri.eus
USO DEL WHATSAPP EN EL DÍA A DÍA DE LA RELACIÓN ABOGADO-CLIENTE
"En general no hay restricciones sobre qué datos pueden intercambiar las empresas y los clientes a través de mensajería como WhatsApp. Lo que es importante es que las empresas den información completa de antemano sobre qué pasa con los datos y la legitimidad del cliente"
Dr. Carsten Ulbricht M.C.L
¿Qué es WhatsApp?
Icono de WhatsApp
WhatsApp es la aplicación de mensajería instantánea más popular del mundo y cuenta con millones de usuarios en todo el mundo. Esta aplicación permite enviar fotos, vídeos, compartir ubicación y compartir un contacto con cualquier usuario del sistema. Razones de su popularidad:
Es fácil y sencilla de utilizar
Funciona con todos los sistemas operativos para móviles
Frecuencia de uso
Calidad de comunicación
Rapidez
Facilita la comunicación empresarial, ya que es flexible y ofrece la posibilidad de comunicarse mediante mensajes de texto y audios. Además, es un arma secreta para muchas pymes y pequeños negocios. De la misma forma, existen grandes empresas que han empezado a implementar WhatsApp lo que les ha permitido aumentar rápidamente sus beneficios.
Precisamente, en relación con esto, se ha desarrollado una nueva aplicación diferente a WhatsApp, pero que permite contactar con las empresas a través de la aplicación WhatsApp. Estamos hablando de WhatsApp Bussiness.En el vídeo que se presenta a continuación encontramos información en relación al funcionamiento de esta nueva App.
¿Debería utilizar un abogado WhatsApp en las relaciones con sus clientes?
Este asunto es controvertido como consecuencia de la fina línea que separa el derecho de los clientes a ser debidamente informados y la protección de su privacidad.
Son diversas las autoridades que han desaconsejado el uso del WhatsApp en las relaciones abogado-cliente, entre ellas, la Autoridad Catalana de Protección de Datos y Consejo General de la Abogacía Española.
¿Por qué no es aconsejable?
La relación abogado-cliente se rige por un contrato de prestación de servicios, siendo la comunicación entre ambos imprescindible. Así, en esta relación se tiene que cumplir la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) que también se aplican al tratamiento de datos de usuarios de WhatsApp.
Así lo expone el vídeoque se muestra a continuación:
La normativa mencionada, concretamente la LOPD recoge en el artículo 5 el deber de confidencialidad y, en este sentido, establece lo siguiente:
"Los responsables y encargados del tratamiento de datos así como todas las personas que intervengan en cualquier fase de este estarán sujetas al deber de confidencialidad al que se refiere el artículo 5.1.f) del Reglamento (UE) 2016/679. ".
La LOPD remite al RGPD, concretamente al artículo 5.1.f), que a este respecto determina:
"Tratados de tal manera que se garantice una seguridad adecuada de los datos personales, incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental, mediante la aplicación de medidas técnicas u organizativas apropiadas («integridad y confidencialidad»)".
Además, el artículo 6.2 de la LOPD hace referencia al tratamiento basado en el consentimiento del afectado:
"Cuando se pretenda fundar el tratamiento de los datos en el consentimiento del
afectado para una pluralidad de finalidades será preciso que conste de manera específica e
inequívoca que dicho consentimiento se otorga para todas ellas"
En resumen los abogados están obligados en relación con el tratamiento de datos de sus clientes a:
Esquema funcionamiento LOPD para los abogados
El cumplimiento de esta normativa se ve vulnerada con la utilización de WhatsApp como medio de tratamiento de datos.
Precisamente, se extraen las siguientes conclusiones:
WhatsApp no ofrece suficiente información al usuario ni establece un consentimiento granular para tratar sus datos.
WhatsApp no garantiza la seguridad de la información y se han detectado vulnerabilidades técnicas que suponen un grave riesgo para la seguridad de los datos.
Es responsabilidad del abogadoelegir los canales de seguridad más adecuados.
Por lo expuesto, en tanto que a través de Whatsapp los abogados tratan datos personales de sus clientes, es evidente que su uso puede acarrear determinados problemas, tal y como se ha venido publicando recientemente en diversas noticias.
Collage de elaboración propia
Conclusión
En definitiva, consideramos que los abogados tienen el deber de actuar de forma diligente con el tratamiento de datos e informar a sus clientes sobre la utilización de los mismos, ya que únicamente de esta forma se cumplirá con las exigencias normativas establecidas.
